Questions fréquentes

Les réponses aux questions fréquentes qui suivent vous aideront à préparer et à remplir une demande de dérogation.

Q1 : Quels types de renseignements peuvent être considérés comme des RCC?
R1 : Selon les dispositions de la loi, on peut remplir une demande de dérogation seulement pour les types de renseignements particuliers suivants, qui devraient autrement être divulgués :

Un fournisseur, au sens de la LPD, peut demander une dérogation pour :

1. la dénomination chimique de n'importe quel ingrédient d'un produit contrôlé;
2. la concentration de n'importe quel ingrédient d'un produit contrôlé;
3. le nom d'une étude toxicologique qui mentionne n'importe quel ingrédient d'un produit contrôlé.

Un employeur, au sens du CTC ou des lois provinciales et territoriales (SST), peut demander une dérogation pour :

1. les trois mêmes types de renseignements que le fournisseur;
2. l'appellation chimique, courante, générique, commerciale, ou le nom de la marque d'un produit contrôlé;
3. un renseignement qui pourrait servir à identifier un fournisseur d'un produit contrôlé.

Tous les autres renseignements obligatoires tels que les dangers, les mesures préventives, les premiers soins, etc. ne peuvent pas faire partie des RCC et doivent être divulgués.

Q2 : Comment préparer une demande de dérogation?
R2 : La série de mesures préalables au dépôt d'une demande a pour but :

1. de déterminer si vous êtes un fournisseur ou un employeur aux termes de la LPD, du CTC ou des lois sur la SST;
2. de déterminer si vous possédez un ou plusieurs produits contrôlés au sens du RPC;
3. de classer vos produits et de préparer les FS et les étiquettes nécessaires;
4. de déterminer si les renseignements sur la ou les matières dangereuses sont considérés comme un secret commercial ou une propriété exclusive (dénomination chimique, concentration, fournisseur); et ensuite
5. de fournir tous les renseignements obligatoires exigés en vertu de l'article 8 du RCRMD. Le Formulaire de demande de dérogation du RCRMD est conçu pour faciliter la soumission de ces renseignements. Si vous avez besoin d'aide, veuillez communiquer avec nos bureaux au numéro (613) 993-4331 et demander à parler à un agent du Service à la clientèle.

Pour obtenir plus d'informations sur l'administration et l'application des exigences du SIMDUT, communiquez avec votre coordonnateur provincial du SIMDUT ou consultez le site Web du SIDMUT de Santé Canada à l'adresse http://www.hc-sc.gc.ca/ewh-semt/occup-travail/whmis-simdut/index-fra.php.

Q3 : Faut-il indiquer la concentration des ingrédients visés par les RCC?
R3 : Si la concentration d'un ingrédient fait l'objet d'une demande de dérogation, la concentration doit alors être indiquée dans la Partie VII du Formulaire.

Q4 : La DCG apparaissant dans la Partie VII du Formulaire doit-elle correspondre à celle qui doit obligatoirement figurer sur la FS conformément à l'article 16 de la LPD?
R4 : Oui.

Q5 : Jusqu'à quel point l'information que je présente doit-elle être détaillée?
R5 : Les agents de contrôle se fient aux renseignements fournis par les demandeurs pour prendre une décision concernant la validité de la demande. (Consultez la Partie IV du Formulaire de demande de dérogation). Par conséquent, lorsque les demandeurs fournissent les renseignements exigés en vertu des alinéas 8(1)h) à 8(1)k) du RCRMD, on s'attend à ce qu'ils fournissent autant de détails que possible. En vertu du paragraphe 14(1) de la LCRMD, un agent de contrôle peut demander à un demandeur de déposer des renseignements supplémentaires pour lui permettre d'évaluer convenablement la demande et de décider de sa validité.

Q6 : En fournissant des renseignements à l'appui de la demande, est-il permis d'inclure, par exemple, les données sur les ventes de produits contrôlés qui concernent surtout la société mère de mon entreprise à l'étranger?
R6 : Les demandeurs sont tenus de fournir les renseignements économiques, tels que les données de vente, concernant strictement l'entité qui présente la demande. Toutefois, le demandeur est libre d'annexer des données supplémentaires concernant les ventes de produits contrôlés par la société mère ou les filiales dans d'autres parties du monde. Il faut établir clairement les liens entre le demandeur et ces entités affiliées. À titre d'exemple, bien que la divulgation des RCC puisse avoir des conséquences économiques négatives non seulement pour l'entreprise canadienne mais aussi pour sa société mère étrangère, de telles assertions ne seront pas prises en compte à moins que la nature des RCC et les opérations commerciales relatives aux produits contrôlés à l'étranger soient clairement indiquées dans la demande. Comme il s'agit de renseignements supplémentaires, l'agent de contrôle n'est pas obligé d'en tenir compte lorsqu'il prend une décision.

Q7 : Les demandeurs doivent-ils fournir au CCRMD une estimation de la perte financière qu'ils subiraient si les renseignements étaient divulgués et une estimation du gain financier dont bénéficieraient leurs concurrents si les renseignements étaient divulgués?
R7 : Non. Le Formulaire de demande de dérogation permet de choisir d'estimer soit la perte financière importante du demandeur, soit le gain financier important d'un concurrent. Le mode de calcul de l'estimation doit nettement correspondre au choix que le demandeur a fait (par ex. le chiffre d'affaires brut, le chiffre d'affaires net, le revenu marginal, etc.). Tous les renseignements fournis au CCRMD, y compris les estimations financières, sont traités de manière confidentielle.

Q8 : Le demandeur doit-il inclure la FS et la ou les étiquettes dans la demande?
R8 : Il faut toujours inclure la FS puisqu'elle doit normalement divulguer les RCC pertinents à la demande. Il faut inclure les étiquettes dans la demande seulement lorsque les employeurs soumettent une demande concernant le nom d'un produit contrôlé ou de son fournisseur.

Q9 : Combien coûtent les droits de dépôt d'une demande au CCRMD?
R9 : La grille de droits pour les demandes de dérogation établit une distinction des droits en fonction du nombre de demandes soumises en même temps et selon qu'il s'agit d'une « demande originale » ou d'une « demande représentée ». Les droits suivants s'appliquent à chaque demande et sont fondés sur le nombre de demandes de chaque sorte (originales ou représentées) présentées en même temps.

Demandes originales

1. 1 800 $ pour chaque demande originale jusqu'à concurrence de 15 demandes originales déposées en une seule fois (1 à 15)
2. 400 $ pour chacune des 10 demandes originales suivantes déposées en une seule fois (16 à 25)
3. 200 $ pour chaque demande supplémentaire présentée en plus des 25 demandes originales déposées en une seule fois

Demandes représentées

1. 1 440 $ pour chaque demande représentée jusqu'à concurrence de 15 demandes représentées déposées en une seule fois (1 à 15)
2. 320 $ pour chacune des 10 demandes représentées suivantes déposées en une seule fois (16 à 25)
3. 160 $ pour chaque demande représentée soumise au-delà des 25 demandes représentées déposées en une seule fois

Une réduction de 50 % est offerte aux petites entreprises qui répondent à certains critères. Veuillez consulter le Règlement pour obtenir de plus amples renseignements.

Q10 : Quand et comment les numéros d'enregistrement sont-ils attribués?
R10 : Toutes les demandes sont d'abord examinées pour vérifier si elles sont complètes, si le calcul des droits est exact et si le regroupement des demandes est pertinent. Les demandeurs reçoivent habituellement un numéro d'enregistrement et la « Date officielle du dépôt » dans les sept (7) jours suivant la réception de la demande, à moins que les documents joints à la demande soient incomplets (par ex. des FS manquantes, un formulaire incomplet ou un paiement de droits insuffisant).

Q11 : Quelle est la durée de la dérogation?
R11 : Lorsqu'un numéro d'enregistrement a été attribué à la demande, il peut servir immédiatement à des fins de vente, d'importation ou d'utilisation du produit contrôlé en question. Au moment opportun, la demande sera examinée par un agent de contrôle chargé d'en établir la validité. La dérogation sera ensuite prolongée de trois ans à partir de la date à laquelle l'agent de contrôle a confirmé la validité de la demande.

Q12 : Qu'arrive-t-il si la décision de l'agent de contrôle fait l'objet d'un appel?
R12 : Si un appel est interjeté contre la décision de l'agent de contrôle, la période de dérogation de trois ans commence à la date du règlement de l'appel. Pendant la procédure d'appel, le demandeur conserve son droit de vendre, d'importer ou d'utiliser le produit contrôlé.

Q13 : Si l'agent de contrôle trouve que la FS du produit contrôlé n'est pas conforme aux exigences du SIMDUT, est-ce que la dérogation prend fin?
R13 : Non. La décision relative à la validité de la demande n'est pas influencée par la conformité de la FS concernant le produit contrôlé mentionné dans cette demande.

Q14 : Faut-il payer les droits en monnaie canadienne?
R14 : Oui. Vous pouvez faire le paiement par chèque, par mandat postal ou par carte de crédit (Visa, MasterCard ou American Express). Les chèques et les mandats postaux doivent être libellés à l'ordre du Receveur général du Canada. Les chèques ou mandats postaux envoyés au CCRMD en devises autres qu'en monnaie canadienne peuvent retarder l'émission du numéro d'enregistrement de votre demande.

Q15 : Au moment de l'expédition d'une demande de dérogation au CCRMD, comment puis-je m'assurer que les RCC seront transmis en toute sécurité?
R15 : Au moment d'envoyer une demande, il faut suivre quelques règles simples de manière à assurer la protection sécurisée des RCC.

• L'article 9 du RCRMD exige précisément que les demandes soient expédiées par courrier recommandé ou livrées en personne. Le CCRMD encourage l'utilisation des services de messagerie pour l'expédition des demandes.
• Les RCC et les données sur la composition d'un produit doivent toujours être placés dans des enveloppes scellées portant les indications appropriées.
• Le courrier postal régulier, le courrier électronique (courriel) ou le télécopieur ne conviennent PAS à l'expédition des RCC au CCRMD. Toutefois, l'article 9 du RCRMD a été modifié récemment pour fournir un cadre légal pour la transmission électronique des demandes à l'avenir, pourvu que le CCRMD dispose des installations nécessaires pour accepter la transmission sécurisée des demandes par ce moyen. Le CCRMD effectue des recherches sur les options de mise en oeuvre des installations nécessaires pour permettre la transmission électronique sécurisée.

Q16 : Il faut fournir plusieurs documents à l'appui de ma demande de dérogation. Quels sont-ils?
R16 : Utilisez la liste suivante pour vous assurer que la demande est complète.

FS :

• La FS pertinente doit accompagner chaque produit faisant l'objet d'une demande.
• Les identificateurs de produit contrôlé sur la FS doivent correspondre aux identificateurs de produit énumérés aux Parties II et VII du Formulaire de demande de dérogation.

RCC faisant l'objet d'une demande :

• L'enveloppe qui contient les RCC DOIT être scellée pour assurer leur confidentialité.
• Les RCC figurant à la Partie VII de la demande doivent correspondre aux produits énumérés à la Partie III du Formulaire de demande de dérogation.
• Les numéros CAS ou les appellations chimiques des ingrédients estimés être des RCC ne doivent PAS apparaître sur la FS jointe à la demande, mais être indiqués à la Partie VII du Formulaire de demande de dérogation.
• Il faut inscrire la DCG des ingrédients estimés être des RCC à la Partie VII du Formulaire ainsi que sur la FS. Ces dénominations chimiques génériques doivent correspondre.

Composition du produit contrôlé :

• Il est conseillé de fournir les données sur la formule de composition totale du produit au moment du dépôt de votre demande. En effet, l'agent de contrôle exigera la composition totale à une date ultérieure si elle n'est pas fournie au départ. Cela comprend la dénomination chimique précise, le numéro de registre CAS et le pourcentage de la concentration de chaque ingrédient « non dangereux » présent dans le produit contrôlé à partir d'une concentration de 0,1 % ou plus, qui n'a pas été divulguée sur la FS annexée à la demande en question. Ces renseignements aident l'agent de contrôle lors de son examen de la FS, en lui permettant de vérifier si tous les ingrédients dangereux contenus dans le produit contrôlé ont été divulgués sur la FS. Au moment de fournir ces données, tout devrait être fait pour s'assurer que les pourcentages des concentrations des ingrédients dangereux et « non dangereux » constituent la formule quasi complète du produit. Les données sur la formule du produit doivent être placées dans la même enveloppe scellée que les RCC faisant l'objet de la demande.

Autres rappels :

• La mention « Secret du fabricant » n'est pas un moyen acceptable de se conformer à l'article 16 de la LPD — la dénomination chimique générique doit être mentionnée.
• Il faut indiquer chacun des ingrédients estimés être des RCC sous sa DCG (autrement dit un nom générique suivi de la mention « et additifs » n'est pas acceptable). Si vous avez deux ou plusieurs ingredients estimés être des RCC ayant la même DCG, vous avez un choix d'options :
  • vous pouvez soit numéroter les DCG, par exemple alkylamine 1, alkylamine 2, etc., s'il est question d'un ou de plusieurs des ingrédients portant la même DCG dans l'analyse des dangers ou de la toxicité contenue sur la FS; ou bien
  • si la FS ne fait pas référence à l'un ou l'autre des ingrédients qui ont la même DCG, il est alors possible de mettre la DCG au pluriel, en écrivant par exemple alkylamines (3) pour dire qu'il y a trois alkylamines dans le produit.